Quelles solutions pour signer vos documents PDF en ligne ?

PDF

Il n’est désormais plus obligatoire de faire signer des documents ou contrats sur du papier avec un stylo. La signature numérique est en effet légale et bien plus sécurisée que son équivalent manuel. Il suffit de s’équiper du bon logiciel pour pouvoir bénéficier de cette solution moderne et validée par l’Union Européenne.

Zoom sur la signature numérique

Ce dispositif informatique permet d’assurer la validité d’un document et d’en identifier le signataire. Ces caractéristiques sont les mêmes que pour une signature à la main. On observe cependant une différence de fond entre les deux puisque le paraphe en version électronique se présente sous la forme d’une série de chiffres. Il s’agit donc d’un cryptage qui n’est pas visuel. Ce système est pourtant très sûr. Il permet d’identifier la personne ou la société qui a signé de cette façon. Un document PDF ainsi paraphé a une garantie d’intégrité : il n’a pas été modifié entre sa signature et l’instant où il est lu par son destinataire. Un paraphe numérique ne peut pas être transféré sur un autre document : aucun risque de “faux”. Enfin, le signataire ne peut pas contester son paraphe. Utiliser la signature électronique PDF est facile et rapide.

Une valeur légale incontestable

Depuis janvier 2000, ce dispositif est officiellement validé dans l’Union Européenne par la directive 1999/93/CE. Le 1er juillet 2018, sa valeur légale est devenue commune à toute l’Europe. Il faut ajouter aux États membres de cette communauté plusieurs pays qui ont également ratifié ce type de signature. Il s’agit du Liechtenstein, de la Norvège et de l’Islande. Cette homogénéisation du point de vue légal est matérialisée par le règlement eIDAS (identification électronique et services de confiance). Ce document officiel stipule qu’une signature électronique PDF est dotée du même statut et des mêmes implications juridiques que le paraphe “classique”, réalisé à la main. De plus, cette version électronique évite de se déplacer ou d’obliger des clients ou fournisseurs à venir signer sur place, dans les bureaux de la société concernée.

Comment signer de manière électronique ?

Il ne s’agit pas de numériser sa signature manuelle. Cela équivaudrait à une simple copie. Le document à signer doit bien sûr être en version numérique, en général en PDF même si d’autres styles de fichiers sont possibles. Le logiciel de signature électronique doit avoir été installé sur l’ordinateur. Pour une sécurité maximale, il est prudent de choisir un certificat électronique qualifié (plutôt que simple). Il s’agit d’une preuve d’identité numérique délivrée par une autorité habilitée. Il faut pour en bénéficier se rendre auprès de cette autorité afin de présenter ses papiers d’identité et obtenir le certificat souhaité. Ce dernier prend la forme d’un fichier numérique ou bien d’une carte SIM voire d’une clé USB. Le signataire n’a plus qu’à lire le PDF en question, à cliquer sur la mention “signer” et à valider le code du certificat électronique qualifié.